Jak z doby wycisnąć dodatkowe godziny czasu który możesz wykorzystać inaczej

Trochę przewrotny tytuł, generalnie każdy kto prowadzi jakikolwiek biznes ma jeden i ten sam wspólny problem a mianowicie chroniczny brak wolnego czasu. Jest pewne narzędzie które chcę Ci pokazać które pozwoli zaoszczędzić Ci masę czasu, ten tool sprawdza się perfekcyjnie w firmach usługowych szczególnie tych które działają w internecie i otrzymują większość zapytań w postaci maila.

Sam do niedawna wykorzystywałem tradycyjny model jeśli chodzi o odpowiedzi na maile klientów czyli pisałem każdą odpowiedź od początku do końca indywidualnie pod każdego klienta, kiedyś przypadkiem trafiłem na blog Michała Szafrańskiego , naprawdę niesamowitego człowieka ,polecam jego podcasty “Jak oszczędzać pieniądze” – nie sugeruj się tym tytułem ponieważ tam jest cała masa super porad dla przedsiębiorców.

Wracając do tematu, jest narzędzie które pozwoli wysoce zautomatyzować proces obsługi zapytań od klientów.

Załóżmy że prowadzisz sklep internetowy czy stronę internetową, masz ofertę np. cennik którym nie chcesz się dzielić w internecie na swojej stronie internetowej, na stronie internetowej pokazujesz tylko co oferujesz i zamieszczasz formularz, jeśli klient chce poznać ceny musi się skontaktować. Proste. Strona internetowa pełni rolę czysto informacyjną opisującą ofertę ,ale bez cennika.

Jest narzędzie o nazwie TextExpander (którego link zamieszczam na dole tego artykułu) które pozwoli Ci zaoszczędzić sporo czasu ponieważ możesz je wykorzystywać zarówno do odpowiedzi jak i followup-ów na czym polega jego działanie ?

Otóż załóżmy że chcesz odpisać na jeden z 20 maili które dostałeś danego dnia od klientów które dotyczą tego samego, konkretnej usługi i masz wysłać garść dodatkowych informacji plus cennik, co robisz, uruchamiasz Text Expander i definiujesz tzw snippety czyli fragmenty tekstu które będą się automatycznie wstawiały w treść maila po wpisaniu tzw “słowa klucz” czyli np. prowadzisz firmę budowlaną i np. jakiś klient zadał ci pytanie o ceny usług w zakresie remontu łazienki, co robisz , definiujesz snippet np. o nazwie “remontlazienki” pod którym wpisujesz tekst dotyczący cen zakresu prac który wykonujesz, terminów itp , teraz mając przed oczami takie zapytanie od klienta klikasz “odpowiedz” następnie wpisujesz ciąg znaków “remontlazienki” i ten ciąg znaków zamienia się w treść Twojej oferty dot. remontu łazienki, cennika itp.

Taki “snippet” możesz wykorzystać niezliczoną liczbę razy w odpowiedziach do innych klientów, załóżmy że klient pyta o kilka różnych opcji np. remont łazienki i malowanie salonu no to tworzysz dodatkowy snippet o nazwie “malowanieceny” i wpisujesz tekst oferty który dotyczy malowania, masz już więc dwa snippety jeden dot. remontu łazienki o nazwie “remont łazienki” drugi o dot. malowania o nazwie “malowanieceny”

Więc odpowiadasz na maila takiego klienta wpisując wprowadzenie potem tekst np. odpowiadająć na zapytanie dot. remontu łazienki przedstawiam ofertę i w tym miejscu wpisujesz słowo klucz o nazwie “remontlazienki” i w tym miejscu wkleja sie tekst oferty dot. remontu łazienki, następnie wpisujesz np. tekst “odnośnie malowania salonu o które Pani pyta – oferta poniżej” i wpisujesz słowo klucz o nazwie “malowanieceny” i w tym miejscu automatycznie wkleja się treść tego snippetu dotycząca oferty malowania.

To znacznie przyspiesza pracę zw. z odpowiadaniem na maile, takich snippetów możesz sobie utworzyć nieskończoną ilość i wykorzystywać je w różnych częściach odpowiedzi dla klienta, ba, niektórzy traktują temat całościowo, po prostu tworzą snippet o nazwie “oferta” w której jest rozszerzona wersja oferty plus cennik” i ich działanie ogranicza się jedynie do klikniecia w skrzynce pocztowej maila od klienta potem przycisku ODPOWIEDZ i wpisaniu słowa klucz “oferta” i w tym miejscu wkleja sie automatycznie treść oferty /cennika i na końcu przycisk WYŚLIJ.

Niektórzy marnują niewyobrażalne ilości czasu na pisanie bardzo długich odpowiedzi na zapytania od Klientów, oczywiście to jest coś bardzo dobrego ale może nie w pierwszym zapytaniu, klient pyta o szczegóły oferty i ceny no to je dostaje, tak szybko jak to możliwe , klient dostaje szybką odpwowiedź a ty oszczędzasz masę czasu. Gdy klient do ciebie wróci z dopytaniem o szczegóły to już wiadomo prowadzisz z klientem już bardzo spersonalizowaną dyskusję o detalach więc tu snippetów raczej nie wykorzystasz ale w tym pierwszym kontakcie możesz to z powodzeniem zrobić i zaoszczędzić sporo czasu.

Jedna uwaga: pamiętaj że Text Expander działa globalnie tzn. ze dopóki go nie zamkniesz będzie działał w każdej aplikacji czyli np. jeśli będziesz miał uruchomiony TextExpander i jednocześnie np. MS Worda w którym będziesz pisał sobie jakiś tekst i wpiszesz słowo klucz zdefiniowane w TextExpanderze to w takim MSWordzie automatycznie wklei Ci się zawartość tego snippetu (: dlatego gdy skończysz np. poranne odpowiadanie na maile klientów po prostu zamknij Text Expandera żeby nie wprowadzał Ci on zamieszania w innych czynnościach które wykonujesz na komputerze.

Link do pobrania programu (jest darmowy) – Text Expander

Mam nadzieję że ten artykuł w czymś Ci pomógł i zaoszczędzi Ci odrobinę czasu który będziesz mógł wykorzystać inaczej choćby rozwijając swój biznes.
Byłbym wdzięczny za podzielenie się jego treścią z innymi (jeśli masz taką możliwość) niech inni też coś z tego mają (:

Masz pytania ?